理位置分散的企业在现代工作场所越来越常见，这种转变要求管理者必须付出额外的努力确保与远程员工以不同方式的联系与沟通，提高沟通是提升远程员工工作效率的持续推动力，既能帮助远程员工了解企业发展动向，又能帮助企业及时发现远程员工的困难，提供支持、解决问题。

在远程办公中，领导者应该“增加沟通”，不仅是增加沟通的次数，更要增加沟通的技巧与效率。通过增加沟通，领导者能更清楚每个远程员工的能力和需求，分配适应其能力的工作，为远程员工提供支持，大大提升了远程员工的工作效率，也提高了远程员工的敬业度和保留率。

1.设置适当的沟通节奏

管理与远程员工沟通的关键是“设置适当的沟通节奏”，如果领导者不创造良好的、开放的沟通渠道，远程员工会感到被遗忘。因此领导者必须建立与远程员工的沟通计划，确定好沟通频率与沟通时间。

①确定方式

• 领导者确定。领导者往往有更多的会议与文件需要处理，可以根据自己的时间安排制每位远程员工的沟通频率与沟通时间，这样的好处是节省了很多协商的时间，可以有更多的时间与远程员工沟通。
• 共同协商。领导者可以与远程员工协商沟通频率与时间，这样的好处是可以提高远程员工的参与感，坏处是远程员工之间可能存在时间冲突，需要多方协商，而且如果与领导者的时间冲突，会导致时间紧张，不能充分沟通。

②确定内容：

• 确定沟通时间
• 确定应该采取什么后续措施

企业需要制定合适的沟通频率，太频繁和太少的沟通都会对工作效率产生影响，需要领导者与远程员工共同探索，未来工作研究认为，如果企业目前没有设定沟通频率，可以先每周沟通一次，然后根据实践和反馈进行调整。

2.确定沟通方式

考虑一下如何与每位远程员工进行每周检查。领导者会通过电话、闲暇时间或通过预定的视频通话来召开这些会议吗？虽然最佳实践表明视频是最好的，但可能需要根据远程员工个人的偏好调整方法。

• 视频
• 语音
• 电子邮件
• 文本聊天

了解哪种媒介最适合于每一段关系很重要（这可能会因通话而异）。视频可以提供有用的视觉环境，但也可能会分散注意力，尤其是在互联网连接不良的情况下。试着用手机和视频进行实验，看看什么对不同的远程员工最有效。电子邮件可以在在线指导中发挥有用的作用，建议使用它来辅助电话或视频对话。通过电子邮件向远程员工发送后续问题，比如解决方案或其他资源的链接。文本和聊天提供了一种即时联系的感觉，但很难用它们来传达比基本信息更复杂的信息。

3.增加沟通的目的性

在远程办公中，走进别人办公室的随意性已经消失了，今天的沟通需要有目的性，如果领导者在实行远程办公前每周检查一次每个员工的直接报告，现在应该每周检查两次，并保持这种节奏。

若例行沟通中的意外中断，即使是一周，也会引起担忧和疑惑。远程员工可能会开始猜测：“这是怎么回事？为什么我什么都没听到？”

• 深思熟虑的增加沟通可以减少沟通中的失误和随之而来的不确定性。新冠肺炎疫情的爆发促使在线营销公司StickerYou的领导者在远程办公中提高一对一沟通的频率，这些日程不仅是出现在每个人的日历中，而是关注远程员工的福祉，以确保远程员工获得有效工作所需的各种支持。

• 有计划的、经常性的沟通为管理者提供了解释公司内部变化的机会，《像领导者一样沟通》一书的作者黛安娜·布赫（Dianna Booher）说。有时，在变革过程中，“领导者只是宣布并期望自动支持。他们闭门造车，查看数据，并报告他们将要做什么。但是，如果你想让远程员工支持这些变化，你必须传达决策背后的原因。”

在每次交流之前，花时间考虑一下交流目的、背景。然后写下目标、议程，以及想花在每个项目上的时间。这有助于使目标比平常更准确。

• 希望对方在你讲话后有什么感觉？
• 希望对方表现怎样的参与度？
• 希望沟通能获得对方什么信息：你的情况如何？你面临什么挑战？你认为你需要什么才能成功？我能帮你做什么？

通过这些讨论，领导者重新评估每个人的长处和短处，通过诊断直接下属的强项和弱项，将其放在他们能够成功的地方，并在他们遇到困难时为他们提供指导，不仅可以提高远程员工的工作效率，还可以帮助远程员工发展。在这些对话中，一定要征求他们对远程工作可以如何改进的反馈和想法。请记住，尊重、真诚和关心是强大领导力的基础。

一家1000人高科技公司的首席执行官尤瓦尔（名字已被更改）每天至少给他的直接下属发一次短信或打电话，通常没有具体的议程。他说：“看看你是否需要我的帮助”，“今天你有什么问题要问我吗？”“刚刚了解了X，想让你第一个知道，”以及“当我看着家里办公室墙上的照片时，想起了我们的冬季团队出游和你杀手的习俗。”Yuval没有简单地要求他的直接下属在需要时与他联系，而是主动管理联系的频率。