年初反扑的疫情，强制给我国企业按下了远程办公的重启键。虽然2020年初已经体验过远程办公，但习惯了线下办公的许多企业仍然在认识远程办公时存在很多误区，或者在转向远程办公时表示问题不断。

2022年3月份，未来工作研究院推出了首份《企业远程办公知识地图》，知识地图以帮助企业落地远程办公为导向，提出了远程办公『 五叶草模型 』，地图覆盖远程办公的理念、策略、落地步骤、工具和技术等全方位内容，可以帮助企业在实践过程中，解决一系列问题和挑战。

『 五叶草模型 』的五片叶子分别为企业文化、人、组织运营、IT工具与服务、安全与支持，五大维度全面解决实操问题。

在远程办公“五叶草模型”的系列解读的上一篇《远程办公如何实现高效组织运营？| 远程办公“五叶草模型”》中，我们介绍了远程办公如何实现高效组织运营。本文将继续解读『 五叶草模型 』第四片叶子——远程办公效率的保障：IT工具与服务。

01.为什么IT工具与服务是远程办公效率的保障？

“远程公司需要非常战略性地考虑他们选择什么工具，工具可以影响团队内外部沟通能力，以及最大化效率的能力。远程办公使用何种工具与竞争优势获得的可能性直接相关。”

——Toptal CTO

作为全球精英自由职业者平台的Toptal， 它的成功离不开一套强大的技术工具和使用这些工具的高效工作流程。

• Slack和Zoom等沟通工具使团队成员能够轻松、清晰地进行协作沟通，就像在办公室环境中一样。

• Google的G Suite和Miro等效率工具帮助团队实现高效协作、远程头脑风暴以及更快速更精确的管理。

• Topal还通过内部开发的UltiPro帮助HR实现远程的人力资源管理，所有团队成员设定个人目标，并监控自己的绩效。

对于远程组织而言，在缺乏物理距离的情况下，充分利用技术工具带来的生产力，不仅能够提高员工的工作效率，并且支持团队的日常协作。哈佛大学研究显示，远程工作者的生产力相比传统工作者提高了4.4%。

全球很多分布式组织已经证明了远程办公具备超越办公室办公的价值：降低招聘和用人成本、跨地域扩大优质人才库、提高组织工作效率、增强组织灵活性以及提升员工幸福感，而远程办公工作效率的保障就是在不同场景下懂得利用IT工具与服务。

对于被迫转向远程办公的企业来说，快速了解不同远程办公场景下，不同工具和服务的基础功能和核心优势，才能选择更加适合自己团队的产品，《企业远程办公知识地图》拆解了招人、协作、会议、文档、存储和企业管理五大场景下的IT工具。

02.根据不同场景需求，选择不同办公工具

【1】远程招人、用人服务平台

在远程环境中的选人用人，不用局限于公司实际的地理位置，充分利用远程办公的优势在各地网罗人才。相比传统的招聘网站，利用专业的远程招人、用人服务平台会可以更快速地为企业匹配所需专业人才。

国内远程用人平台：

• 程序员客栈：为企业提供优秀的远程灵活工作的程序员，进行网站建设制作、测试运维服务、人工智能AI、大数据区块链、软件开发等工作。

• 开源众包：开源中国的众包平台，主要是以众包为主。

• 甜薪工场：为企业远程灵活工作任务招聘网络兼职/全职人才，致力于创造高价值的自由工作市场，为企业提供覆盖互联网技术、设计、运营等多领域的远程岗位人才。

• 圆领：针对企业用人的需求，匹配专职远程人才，同时圆领平台为企业与工作者双方提供权益保障，帮助实现高效的远程协作。

国外远程用人平台：

• Upwork 是全球最大的、最优秀的、最规范的综合类人力外包服务平台

• Freelancer 的工作类型覆盖了很多不同的领域，由程序开发到市场营销、广告、会计、法务等一系列的可以远程的工作。

• Toptal 是一个高端的自由职业者平台，为企业筛选全球最顶尖的人才，并提供代码开发、财务审计、产品经理、项目管理等方面的人才。

【2】综合协作工具

综合协作工具主要解决多场景下远程办公需求，是集多种办公工具为一体的协作平台，能够同时满足即时通讯、视频会议、文档协同、OA等办公功能。

一站式协作平台功能丰富，但各个平台还是有自己的突出优势，国内和国外开发的产品使用体验也有所差异。

国内产品：

• 钉钉重管理。以中小型团队和组织为主要目标输出管理方案的同时，也输出了阿里这种自上而下，强管理、高效执行的企业文化。

• 企业微信重连接。企业微信用户可以添加微信用户、创建微信群、群发消息和发布朋友圈，对于大型企业，企业微信更多的是协助管理。

• 飞书重协作。在沟通、日程管理、文档协作三个领域提供了高效流畅的工具，它的目标用户是推崇扁平化管理方式的团队和组织。

• WeLink重安全与智能。华为云WeLink的主要亮点就是同一企业免费使用人数多，可以达到1000人同时在线开会。

国外产品：

• Slack 通过信息流服务整合其他工具打造企业管理生态，帮助企业做流程管理，提高效率。

• Teams 是微软从无纸化办公走向团队协作式办公的一种升级。Teams作为微软的产品，和微软的集成度比较高也比较好。

【3】音视频会议工具

音视频会议是远程办公时最重要的沟通途径，音、视频会议形式下，用户仅需通过APP、小程序等进行简单易用的操作，便可快速高效地开展会议、共享多种形式的数据文件，甚至实现文档协同编辑、电子白板共享、电子投票等。

远程办公期间，视频会议需求激增，而一站式协作产品视频表现并不理想，很多垂直类视频会议平台很受企业青睐。腾讯会议等产品整体定位更加专注云视频会议，所以都是在云视频会议的具体小功能上凸显个性和特色。

• 腾讯会议的竞争优势在于腾讯具备21年的音视频解决方案能力和云平台能力。同时，腾讯本身良好的生态布局也助力腾讯会议的用户体验更加便捷灵活。

• Zoom由于其强大的“云”+“网”技术优势，产品流畅度和清晰度在行业内处于领先地位，PC端的主持人功能、屏幕共享功能、白板功能、支持连接投影等独具特色。

• Webex Meetings是网络视频会议的开路先锋，音频、视频和内容共享集于一身，通过云计算提供高度安全的会议体验。其特色在于主讲者功能，屏幕共享功能、白板功能、3D对象共享功能也更加个性化。但在音视频设置和美颜设置选项还不够灵活多样。

• 好视通云会议的功能设置细致丰富，可以较大程度上满足不同用户在不同场景下个性化需求。其产品也区分明显，有针对小型会议室Meeting Box产品，也有针对个人办公室的Meeting Plus产品和针对于中型会议室的Meeting One产品。

【4】文档协作工具

文档协作工具是远程工作中除实时通讯外最重要的部分。文档协作平台能使员工共享工作的文档，让员工在任何地方都可以与同事共享资料、讨论问题、协同工作，并且保证文件是有序统一管理并随时能取用，是保证远程工作效率的关键。

WPS、有道云笔记、印象笔记、腾讯文档、石墨文档等都是支持多终端设备及多人在线共享、储存、审阅、协作编辑的文档平台。

Mob研究院对文档协作平台做过相关测评，目前还是石墨文档的使用体验更加突出。

【5】云存储服务平台

云存储是一种新型的网络存储技术，通过集群效应、网络技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能。

多文档协作产品也具有云存储的功能，比如：语雀笔记、腾讯文档等，但相对于专门的云存储产品而言，在存储空间、传输速度、文件管理等方面还存在一定的差距较大。

• 阿里云存储是基于飞天分布式系统打造海量、安全、高可靠的云存储服务，是目前国内最大的存储IaaS服务。

• 百度云为用户提供了稳定、安全、高效及高拓展存储服务，在个人用户云存储市场中占有不少的市场份额。

• 腾讯云为用户提供了快速上手的非结构化数据存储服务。

• 坚果云诞生较早，一度被誉为“中国版 Dropbox”。理论上可以为用户提供无限存储容量空间，但实际上对上传下载流量进行了严格的限制。

【6】任务管理工具

传统的项目管理，更多依赖人的管理能力，流程上繁琐低效。对于企业来说，利用任务管理工具，可以创建新计划、组织和分配任务、共享文件、讨论进行中的工作、随时获取进度更新等，以提升企业员工的工作效率。

随着技术发展，国内外企业开始推出专注于任务管理的产品，比如国外的Yammer、Trello、Asana，国内的Teambition、Worktile、Tower，都轻松帮助很多企业或团队随时安排任务或项目、了解任务排期 、多人协同完成任务或项目等。

• Teambiton是一款以看板方法为核心的任务管理工具，整个产品也是围绕看板方法设计。Teambiton擅长的是基于任务的团队协作，用户可以完成任务、分享、文件等动作，也没有存储空间的限制。

• Worktile核心是以任务看板的方式来展现团队内部的信息以及任务分工安排，用户可以从列表、标签、时间、成员等不同维度来管理项目，加强团队成员之间协作与沟通，进而提升企业核心竞争力。

• Tower在项目管理方面，拥有在线讨论、细分任务跟踪、文件共享、在线文档、日程等模块。在团队管理方面，Tower可设定周报模板、了解成员工作任务状态，团队日历可共享所有日程，以及各部门成员分组权限管理。

对绝大部分企业来说，转向远程办公最大的挑战就是如何保证团队的高效率，而保障远程办公工作效率的关键就在于高效利用IT工具与服务。

企业领导者只有把握好远程办公各类IT工具和产品的服务特点，借助远程办公工具来实现良好的远程沟通、协作与管理，才能为企业和员工建立一个高效的远程工作模式，从而驾驭远程办公新趋势，把握企业管理数字化、智能化发展的机遇，在未来的企业竞争中获得优势。

最后，研究院近期还会陆续推出《企业远程办公知识地图》的其他系列内容，致力于分享远程办公各种问题和挑战的解决方案，协助更多的企业落地远程办公，敬请期待。

本文由未来工作研究院首发，资料来源：《企业远程办公知识地图》，如需转载，请联系我们。